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常被嫌講話沒重點?專家曝3個必學表達技巧:放掉自認為重要的訊息,說話邏輯更清晰

2022-09-18 admin

主管教你說重點時,該如何應對?(示意圖/取自Xframe)

相信各位一定都知道「性價比」的意思,也就是性能和價格的比例,俗稱CP值。性價比高,就表示用較少的價格獲得較高的滿足。然而,各位知道嗎?我們說話其實也有所謂的性價比。將主管一定要知道的重點簡明扼要地傳達,便是性價比高的溝通方式。

我相信許多人都會選擇加快自己的說話速度,因為必須在短時間內將想講的內容統統倒給主管,卻又知道時間不足,所以內心忐忑,情急之下說出來的話自然是結結巴巴、含糊不清。像這種情形,我們真的能夠將目標訊息好好傳遞給主管嗎?

假如用刪減內容來取代加快說話速度的話,會怎樣呢?也就是設定好訊息的優先順序,按照內容的重要程度來傳達訊息,愈不重要的訊息就放愈後面,甚至果斷刪去,只傳遞必要訊息。等等,我似乎有聽到各位在說:「都很重要,一個都不能拋棄。」其實當我們果斷放掉自認為重要的訊息時,反而會發現整段內容的核心重點和脈絡變得更為清晰,表示那些訊息其實並不重要。

先設定好「為什麼」要說「這些」

我喜歡工作目的明確的對話。假如在正式進入會議前,可以先向與會者說一句:「我今天要與各位討論三件事」的話,就能有明確的開始,大家會有心理準備。然後,如果可以在會議進入尾聲時,將討論過的內容或交辦事項重新做一次重點整理的話也會更佳。這樣不僅能使會議時更專注,還能夠產出具體結果。

然而,像這樣明確表達核心重點的能力是天生的嗎?不,鮮少有人可以不用做任何準備直接上場還能把話說得有條不紊。「在會議中該討論什麼?」、「為什麼需要這項討論?、「要透過這次會議得到什麼結果?」等,正因為他們都有事先掌握好會議的「主題」、「目的」、「目標」,並準備好相對應的訊息,才得以具備直搗議題本質的溝通能力。

設定優先順序

在我還是公司新人時,訪問過《生命中最重要的:如何將個人和組織的價值發揮到極致》(What matters most,無繁體中譯本)的作者─希魯姆.史密斯(Hyrum Smith)。當時我詢問對方:「如何才能把時間管理做好?」作者的回答當中最令我印象深刻的是「優先順序」,也就是把今天要做的事情統統先寫下,再依照重要程度來進行分類。



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